Se adreseaza clientilor care doresc sa controleze, sa ordoneze si sa automatizeze fluxul documentelor si sarcinilor.
Aplicatia ofera o imagine completa a activitatii societatii. Prin urmarirea gradului de realizare a sarcinilor se realizeaza fluidizarea fluxului de lucru si eficientizarea activitatii.
La cererea clientului , aplicatia se poate personaliza pentru managementul documentelor unei arhive , biblioteci , managementul proiectelor , etc.
Principalele avantaje ce le obtineti prin implementarea solutiei Managementul Documentelor sunt :
- Se creeaza o baza de date care sa permita regasirea documentelor create, indiferent de format, locatie fizica sau autor
- Ordoneaza documentele companiei
- Se cunoaste locatia fizica a oricarui document
- Se pot gasi rapid documentele de care cineva are nevoie pentru indeplinirea sarcinilor ce ii revin
- Se poate asocia un document de un alt document, daca ele sunt intr-o strinsa legatura logica.
- Exista un control al accesului la documentele companiei
- Se pot obtine rapid liste cu documentele legate de o anumita problema sau de un anumit client
Prin folosirea acestui instrument puternic principalele functii ale Managementului respectiv, Coordonarea, Antrenarea, Organizarea, Evaluarea si Controlul devin foarte usor de realizat.
Aplicatia poate fi implementata pentru functionarea in internet sau intranet si se bazeaza pe tehnologie Open Source.
Interfata este prietenoasa intuitiva, usor de folosit si aplicatia s-a impus ca fiind un instrument modern ideal si foarte util fiecarui manager modern.
Accesul in program se face cu autentificarea utilizatorului fiecare utilizator are drepturi configurabile la resursele aplicatiei.
Aplicatia este realizata pentru a gestiona :
- Fluxul Documentelor :
- Gestiunea documentelor dintr-o societate
- Inregistrarea documentelor prin atribuirea de numere unice in cadrul organizatiei
- Clasificarea documentelor
- Identificarea sursei
- Evidenta locului de depozitare – locatia fizica (depozit-sertar-biblioraft) unde este arhivat documentul
- Maximizarea spatiului de stocare
- Cautarea si regasirea rapida a documentelor
- Starile documentelor
- Acces rapid la documente prin browsere web standard
- Fluxul Sarcinilor:
- Gestiunea sarcinilor
- Sursa si referinta documentului generator
- Sarcinile generate si starea acestora
- Persoane responsabile pentru ducerea la indeplinire
- Termene limita
- Controlul rapid asupra tuturor sarcinilor din sistem
- Arhivarea documentelor electronice:
- Fisierele se stocheaza in baza de date
- Informatia este centralizata fiind usor de regasit si controlat
- Partajarea documentelor electronice arhivate intr-un mod securizat
